Gestion des Documents Numériques

Les organisations nigériennes, publiques comme privées, produisent et reçoivent chaque jour des documents sous forme numérique : courriels, fichiers bureautiques, courriers numérisés, factures électroniques, actes signés électroniquement. Sans méthode, ces documents se perdent dans des dossiers mal nommés, des clés USB et des boîtes de messagerie. Ce cours forme l’assistant(e) de direction à organiser, sécuriser, archiver et faire circuler les documents numériques grâce à la gestion électronique des documents (GED), en articulation avec l’organisation administrative vue en OMA 2.

Objectifs d’apprentissage

• Définir la GED, décrire le cycle de vie du document et ses étapes (capture, indexation, stockage, diffusion, archivage).
• Concevoir un plan de classement, des règles de nommage et un jeu de métadonnées.
• Appliquer les mesures de sécurité et de confidentialité (classification, droits d’accès, mots de passe, chiffrement, sauvegardes).
• Mettre en œuvre un archivage électronique fiable (durées d’utilité administrative, formats pérennes, empreintes, SAE).
• Modéliser et piloter un flux documentaire numérique (circuit du courrier, validation, indicateurs).

Prérequis

Organisation et Méthodes Administratives 2 (classement, archivage papier, circuit du courrier) ; bureautique courante.

Plan du cours

1. Leçon 1 — Introduction à la gestion électronique des documents (GED)
2. Leçon 2 — Sécurité et confidentialité des documents numériques
3. Leçon 3 — Techniques d’archivage électronique
4. Leçon 4 — Gestion des flux documentaires numériques dans les entreprises

Modalités d’évaluation

Volume horaire : 20 h de cours magistral (CM), 10 h de travaux dirigés (TD), 0 h de TP et 30 h de travail personnel (TPE) ; 3 crédits. Évaluation : contrôle continu (plan de classement et tableau de gestion réalisés en TD, quiz en ligne) pour 40 % et examen terminal écrit (étude de cas) pour 60 %.

Bibliographie

• Couture, C. et al., Les fonctions de l’archivistique contemporaine, Presses de l’Université du Québec.
• Association des archivistes français, Abrégé d’archivistique, AAF.
• Prax, J.-Y. et Larcher, S., La gestion électronique d’information et de documents existants, Dunod.
• Normes ISO 15489 (records management), ISO 14721 (OAIS) et ISO 14641 (archivage électronique).
• ANSSI, Guide d’hygiène informatique (en ligne).