Tâches Administratives – Niveau Avancé

Ce cours de dernier semestre prépare l’assistant(e) de direction à gérer des situations administratives complexes, telles qu’on les rencontre dans une direction générale, un ministère, une agence du système des Nations unies ou une grande ONG à Niamey : agendas partagés de plusieurs dirigeants, déplacements et visioconférences multi-fuseaux, conférences internationales avec interprétation et protocole, encadrement d’une petite équipe de secrétariat, tableaux de suivi et automatisation des tâches répétitives. Il s’appuie sur les acquis de Tâches Administratives 3 et vise l’autonomie : l’étudiant doit être capable de concevoir une organisation, de la chiffrer, de la piloter avec des indicateurs et de l’outiller avec la suite Microsoft 365 ou des outils équivalents.

Objectifs d’apprentissage

• Gérer des agendas et plannings complexes (multi-dirigeants, priorités, fuseaux horaires, marges de sécurité).
• Concevoir, budgétiser et piloter un séminaire ou une conférence de grande envergure à l’aide d’un rétroplanning.
• Organiser et superviser le travail d’une équipe de secrétariat (répartition des charges, matrice RACI, contrôle qualité).
• Suivre l’activité administrative par des indicateurs de performance.
• Utiliser des outils de gestion de projet (Planner, Trello, Gantt) et d’automatisation (publipostage, règles Outlook, formulaires, flux automatisés).

Prérequis

Tâches Administratives 3 ; bureautique (Word, Excel, Outlook) ; techniques de communication professionnelle.

Plan du cours

1. Leçon 1 — Gestion avancée des agendas et des plannings
2. Leçon 2 — Organisation de conférences et de séminaires complexes
3. Leçon 3 — Supervision des tâches administratives en équipe
4. Leçon 4 — Outils de gestion de projet et d’automatisation administrative

Modalités d’évaluation

Volume horaire (maquette) : 20 h de cours magistral (CM), 10 h de travaux dirigés (TD), 0 h de travaux pratiques (TP) et 30 h de travail personnel de l’étudiant (TPE), pour 3 crédits. Évaluation : contrôle continu (dossier d’organisation d’un événement réalisé en groupe, exercices de TD sur poste, quiz) pour 40 % et examen terminal (étude de cas écrite) pour 60 %.

Bibliographie

• Allen, D. — S’organiser pour réussir (Getting Things Done), Leduc.
• Covey, S. R. — Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent, J’ai lu.
• Project Management Institute — Guide du corpus des connaissances en management de projet (PMBOK), PMI.