École Privée d’Ingénierie du Niger — L’école du nouveau monde

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Unité d’enseignement : SD · S2 · UE4 — Méthodes et Organisation

  • Tâches Administratives 1

    Le cours de Tâches Administratives 1 prépare l’étudiant aux activités quotidiennes d’un secrétariat de direction : recevoir, rédiger et expédier la correspondance, gérer l’agenda et les rendez-vous du dirigeant, préparer et suivre les réunions et petits événements, et s’appuyer pour tout cela sur les logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook). Très pratique, il réserve les deux tiers du volume horaire aux travaux pratiques, réalisés à partir de situations courantes dans les administrations, entreprises et ONG de Niamey et des régions.

    Objectifs d’apprentissage

    • Distinguer les principaux écrits professionnels et rédiger une lettre administrative, une lettre commerciale, une note de service et un courriel.
    • Assurer l’expédition du courrier et estimer les frais d’envoi.
    • Prendre, confirmer, déplacer et annuler des rendez-vous ; tenir un agenda papier ou électronique.
    • Préparer une réunion ou un séminaire : convocation, ordre du jour, logistique, budget en FCFA, suivi.
    • Utiliser Word (modèles, publipostage), Excel (tableaux de suivi et de budget) et Outlook (calendrier, invitations, tâches) dans la gestion quotidienne.

    Prérequis

    Aucun prérequis formel. Une connaissance de base du clavier, de Windows et de la messagerie est souhaitable ; les cours de Dactylographie et d’Organisation et Méthodes Administratives du même semestre sont complémentaires.

    Plan du cours

    1. Leçon 1 — Gestion des courriers et de la correspondance
    2. Leçon 2 — Prise de rendez-vous et gestion de l’agenda
    3. Leçon 3 — Organisation des réunions et des événements
    4. Leçon 4 — Logiciels bureautiques au service de la gestion quotidienne

    Modalités d’évaluation

    Volume horaire (maquette) : 10 h de CM, 0 h de TD, 20 h de TP, 30 h de TPE ; 3 crédits. Évaluation : contrôle continu fondé sur les livrables des TP (lettres, agenda, dossier de réunion, fichiers bureautiques) et examen terminal pratique sur poste informatique.

    Bibliographie

    • Delattre, M. (2019). Les tâches administratives au quotidien. Paris : Vuibert (référence de la description officielle).
    • Gandouin, J. Correspondance et rédaction administratives. Paris : Armand Colin (nombreuses éditions).
    • Kadyss, R. et Nishimata, A. Rédaction administrative. Paris : Gualino (éditions successives).
    • Documentation officielle Microsoft 365 (support.microsoft.com) : Word, Excel, Outlook.

  • Organisation et Méthodes Administratives 1

    Le cours d’Organisation et Méthodes Administratives 1 (OMA 1) initie l’étudiant aux principes qui permettent à un service administratif de fonctionner avec efficacité : répartition claire des tâches, circulation maîtrisée des documents, classement fiable, archivage conforme et amélioration continue des procédures. L’assistant(e) de direction est au cœur de ces questions : il (elle) reçoit et oriente le courrier, tient les dossiers, organise le poste de travail du dirigeant et propose des améliorations. Le cours s’appuie sur des situations tirées d’administrations, d’entreprises et d’ONG du Niger et fait une large place aux travaux pratiques sur tableur et aux mises en situation.

    Objectifs d’apprentissage

    • Expliquer les principes d’organisation du travail administratif et lire ou construire un organigramme.
    • Analyser la charge de travail d’un service et établir un tableau de répartition du travail.
    • Organiser le traitement du courrier arrivé et départ et les flux documentaires, y compris dématérialisés.
    • Choisir un mode de classement, élaborer un plan de classement et un tableau de gestion des archives.
    • Analyser un processus administratif (logigramme, QQOQCP, Pareto) et proposer des améliorations chiffrées.

    Prérequis

    Aucun prérequis formel. Une pratique élémentaire du tableur (saisie, formules simples) facilite les travaux pratiques.

    Plan du cours

    1. Leçon 1 — Organisation du travail administratif
    2. Leçon 2 — Gestion des flux documentaires : courrier et circulation de l’information
    3. Leçon 3 — Techniques de classement et d’archivage
    4. Leçon 4 — Optimisation des processus administratifs

    Modalités d’évaluation

    Volume horaire (maquette) : 10 h de CM, 10 h de TD, 20 h de TP, 40 h de TPE ; 4 crédits. Évaluation : contrôle continu (comptes rendus de TP, dossiers de TD : organigramme, registre du courrier, plan de classement, analyse de processus) et examen terminal écrit comprenant un cas pratique.

    Bibliographie

    • Fayol, H. (1916). Administration industrielle et générale. Paris : Dunod (rééditions).
    • Mintzberg, H. (1982). Structure et dynamique des organisations. Paris : Éditions d’Organisation.
    • Couture, C. et Rousseau, J.-Y. (1982). Les archives au XXe siècle. Montréal : Université de Montréal (théorie des trois âges).
    • Norme ISO 15489-1 (2016). Information et documentation — Gestion des documents d’activité.
    • Lemoine, J. (2017). Organisation et gestion administrative, Dunod ; Dujardin, C. (2018). Les méthodes administratives, Armand Colin (références de la description officielle).