Organisation et Méthodes Administratives 2

Ce cours prolonge Organisation et Méthodes Administratives 1. Il s’adresse aux futurs assistants et secrétaires de direction appelés à organiser un service, rationaliser ses procédures et piloter ses flux documentaires dans une entreprise, une administration, une ONG ou une organisation internationale à Niamey. Il privilégie la pratique : 20 heures de TP sont consacrées à la modélisation de processus, à la conception d’un plan de classement et d’un tableau de gestion des archives, au dimensionnement d’un service et à la construction d’un tableau de bord du courrier.

Objectifs d’apprentissage

• Analyser et modéliser un processus administratif (cartographie, logigramme, QQOQCP) et proposer des améliorations mesurées.
• Concevoir un système de gestion documentaire et d’archivage (plan de classement, règles de nommage, tableau de gestion, GED).
• Évaluer la charge de travail d’un service et dimensionner ses ressources humaines et matérielles.
• Organiser les flux d’information (circuits, matrice de diffusion, outils collaboratifs) et les piloter par des indicateurs.
• Produire des livrables professionnels sur tableur et traitement de texte.

Prérequis

Organisation et Méthodes Administratives 1 (structures, postes de travail, courrier, classement de base) ; bureautique (Word, Excel) ; techniques de secrétariat.

Plan du cours

1. Leçon 1 — Organisation avancée des processus administratifs
2. Leçon 2 — Gestion documentaire et archivage avancés
3. Leçon 3 — Optimisation des ressources humaines et matérielles du service
4. Leçon 4 — Méthodes de gestion des flux d’information

Modalités d’évaluation

Volume horaire (maquette) : 5 h de CM, 5 h de TD, 20 h de TP et 30 h de TPE ; 3 crédits. Évaluation : contrôle continu fondé principalement sur les livrables de TP (logigramme, plan de classement, tableau de charge, tableau de bord) et le quiz en ligne (environ 50 %), et examen terminal sous forme d’étude de cas d’organisation d’un service (environ 50 %).

Bibliographie

• Mintzberg H., Structure et dynamique des organisations, Éditions d’Organisation.
• Direction des Archives de France / Association des archivistes français, Abrégé d’archivistique, AAF.
• Norme ISO 15489-1:2016, Information et documentation — Gestion des documents d’activité.
• Harrington H. J., Le management des processus (trad.), Afnor ; et normes ISO 9001:2015 (approche processus).
• Pellerin A., Delarue F., Assistant(e) de direction : manuel pratique, Foucher (ou manuel équivalent de BTS Assistant de manager / Support à l’action managériale).