Tâches Administratives 2

Ce cours prolonge Tâches Administratives 1 et prépare l’assistant(e) de direction aux missions les plus exigeantes du poste : gérer l’agenda chargé d’un directeur et les plannings d’une équipe, organiser un séminaire ou une conférence de A à Z, améliorer les circuits administratifs d’un service et assurer le suivi rigoureux des dossiers jusqu’à leur archivage. Les situations proposées sont celles des organisations de Niamey et des régions : ministères et directions régionales, mairies, ONG et projets de développement, entreprises privées, représentations d’organisations internationales.

La matière comporte 20 heures de travaux pratiques : chaque leçon intègre donc un TP guidé sur poste informatique (Outlook ou agenda partagé, Excel, Word) ou sur dossiers papier, avec une procédure pas à pas, une grille de contrôle et un corrigé.

Objectifs d’apprentissage

• Gérer un agenda complexe et partagé : priorités, délégation d’accès, conflits, fuseaux horaires, plannings d’équipe.
• Organiser un séminaire, une conférence ou une réunion : rétroplanning, budget en FCFA, logistique, protocole, bilan.
• Analyser un processus administratif (logigramme, indicateurs) et proposer des améliorations (simplification, dématérialisation, modèles, 5S).
• Assurer le suivi des dossiers par un tableau de bord et des relances.
• Appliquer les règles d’archivage : cycle de vie, plan de classement, tableau de gestion, bordereau de versement, élimination.

Prérequis

Tâches Administratives 1 (accueil, courrier, classement de base, téléphone), Informatique 1 (Word, Excel, messagerie).

Plan du cours

1. Leçon 1 — Gestion avancée des agendas et des plannings
2. Leçon 2 — Organisation de séminaires, conférences et réunions professionnelles
3. Leçon 3 — Outils d’optimisation des processus administratifs
4. Leçon 4 — Suivi des dossiers et archivage

Modalités d’évaluation

Volume horaire (maquette) : 10 h de CM, 10 h de TD, 20 h de TP et 40 h de TPE ; 4 crédits. Évaluation : contrôle continu (comptes rendus de TP, livrables notés à l’aide des grilles de contrôle, quiz) et examen terminal (épreuve écrite et/ou pratique sur poste).

Bibliographie

• Delattre, M. (2019). Les tâches administratives au quotidien. Paris : Vuibert (référence de la description officielle).
• Covey, S. R. Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent. Paris : First (gestion des priorités).
• Association des archivistes français. Abrégé d’archivistique : principes et pratiques du métier d’archiviste. Paris : AAF.
• Norme ISO 15489-1 : Information et documentation — Gestion des documents d’activité.
• Acte uniforme OHADA relatif au droit comptable et à l’information financière (2017) : durées de conservation des documents comptables.