Tâches Administratives 3

Tâches administratives 3 est le dernier module de la série consacrée aux techniques de secrétariat. Après l’organisation du poste de travail, du courrier, de l’agenda et des réunions (TAD 1 et 2), il prépare l’assistant(e) de direction à piloter des dossiers complexes : conduire un projet administratif (déménagement d’un service, mise en place d’un système d’archivage, lancement d’une procédure), organiser une conférence ou un séminaire de grande envergure à Niamey, utiliser les logiciels de gestion de projets et optimiser les processus administratifs. Le cours est très pratique : 20 heures de TP guidés sur poste informatique permettent de produire des livrables réels (organigramme des tâches, diagramme de Gantt, rétroplanning, budget, procédure).

Objectifs d’apprentissage

• Cadrer, planifier et suivre un projet administratif (WBS, RACI, PERT, Gantt, tableau de bord) ;
• Organiser un événement professionnel de grande envergure : rétroplanning, budget, logistique, protocole, bilan ;
• Utiliser un logiciel de gestion de projets (GanttProject, MS Project) et un outil collaboratif de type Kanban ;
• Appliquer des techniques d’optimisation (Eisenhower, Pareto, Lean, 5S, PDCA) aux tâches administratives ;
• Rédiger des livrables professionnels à destination de la direction.

Prérequis

Tâches administratives 2 (organisation de réunions, gestion de l’agenda, classement) ; maîtrise de base de Word et d’Excel.

Plan du cours

1. Gestion de projets administratifs
2. Organisation de conférences et d’événements professionnels
3. Utilisation de logiciels de gestion de projets
4. Techniques d’optimisation des tâches administratives complexes

Modalités d’évaluation

Volume horaire (maquette) : 5 h de CM, 5 h de TD, 20 h de TP, 30 h de TPE ; 3 crédits. Évaluation : contrôle continu (livrables des TP guidés évalués par grille, quiz en ligne) et examen terminal (étude de cas : planification et organisation d’un événement). Les TP sont réalisés sur poste informatique ; les fichiers sont remis sur la plateforme.

Bibliographie

• Project Management Institute, Guide du corpus des connaissances en management de projet (Guide PMBOK), PMI (édition en français).
• Garel G., Le management de projet, Paris, La Découverte, coll. « Repères ».
• Allen D., S’organiser pour réussir (Getting Things Done), Paris, Leduc.s.
• Covey S. R., Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent, Paris, J’ai lu.