École Privée d’Ingénierie du Niger — L’école du nouveau monde

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Unité d’enseignement : SD · S6 · UE3 — Techniques Avancées de Secrétariat

  • Tâches Administratives – Niveau Avancé

    Ce cours de dernier semestre prépare l’assistant(e) de direction à gérer des situations administratives complexes, telles qu’on les rencontre dans une direction générale, un ministère, une agence du système des Nations unies ou une grande ONG à Niamey : agendas partagés de plusieurs dirigeants, déplacements et visioconférences multi-fuseaux, conférences internationales avec interprétation et protocole, encadrement d’une petite équipe de secrétariat, tableaux de suivi et automatisation des tâches répétitives. Il s’appuie sur les acquis de Tâches Administratives 3 et vise l’autonomie : l’étudiant doit être capable de concevoir une organisation, de la chiffrer, de la piloter avec des indicateurs et de l’outiller avec la suite Microsoft 365 ou des outils équivalents.

    Objectifs d’apprentissage

    • Gérer des agendas et plannings complexes (multi-dirigeants, priorités, fuseaux horaires, marges de sécurité).
    • Concevoir, budgétiser et piloter un séminaire ou une conférence de grande envergure à l’aide d’un rétroplanning.
    • Organiser et superviser le travail d’une équipe de secrétariat (répartition des charges, matrice RACI, contrôle qualité).
    • Suivre l’activité administrative par des indicateurs de performance.
    • Utiliser des outils de gestion de projet (Planner, Trello, Gantt) et d’automatisation (publipostage, règles Outlook, formulaires, flux automatisés).

    Prérequis

    Tâches Administratives 3 ; bureautique (Word, Excel, Outlook) ; techniques de communication professionnelle.

    Plan du cours

    1. Leçon 1 — Gestion avancée des agendas et des plannings
    2. Leçon 2 — Organisation de conférences et de séminaires complexes
    3. Leçon 3 — Supervision des tâches administratives en équipe
    4. Leçon 4 — Outils de gestion de projet et d’automatisation administrative

    Modalités d’évaluation

    Volume horaire (maquette) : 20 h de cours magistral (CM), 10 h de travaux dirigés (TD), 0 h de travaux pratiques (TP) et 30 h de travail personnel de l’étudiant (TPE), pour 3 crédits. Évaluation : contrôle continu (dossier d’organisation d’un événement réalisé en groupe, exercices de TD sur poste, quiz) pour 40 % et examen terminal (étude de cas écrite) pour 60 %.

    Bibliographie

    • Allen, D. — S’organiser pour réussir (Getting Things Done), Leduc.
    • Covey, S. R. — Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent, J’ai lu.
    • Project Management Institute — Guide du corpus des connaissances en management de projet (PMBOK), PMI.

  • Dactylographie 3

    Dernier niveau du cycle de dactylographie, ce cours vise la maîtrise professionnelle de la saisie : vitesse et précision mesurées selon des critères objectifs, mise en page avancée de tableaux et de graphiques, production de documents longs et structurés (rapports d’activité, procès-verbaux de conseil ou d’assemblée) et exploitation systématique des raccourcis clavier et des automatismes du traitement de texte. Les exercices se font sur clavier AZERTY avec Microsoft Word et Excel (les procédures sont transposables à LibreOffice Writer). Les documents supports sont tirés de la vie des organisations nigériennes : rapport annuel d’une ONG, procès-verbal de conseil municipal, tableau de suivi budgétaire d’un projet à Niamey. À l’issue du cours, l’assistant(e) de direction doit pouvoir produire rapidement un document long sans faute de frappe ni défaut de présentation.

    Objectifs d’apprentissage

    • Atteindre une vitesse nette d’au moins 50 à 60 mots par minute avec une précision supérieure à 98 % (objectif indicatif de fin de licence) ;
    • Mesurer sa vitesse brute, sa vitesse nette et son taux de précision, et conduire un plan d’entraînement ;
    • Concevoir des tableaux complexes (fusion, en-têtes répétés, tabulations décimales, calculs) et intégrer des graphiques légendés ;
    • Produire un rapport structuré (styles, numérotation, table des matières, sections, notes) et un procès-verbal conforme aux usages ;
    • Utiliser les principaux raccourcis de Windows, Word, Excel et Outlook ainsi que les insertions automatiques.

    Prérequis

    Dactylographie 2 (doigté complet, saisie à l’aveugle, lettres et documents courants), bases de Word et d’Excel.

    Plan du cours

    1. Techniques de saisie rapide et précise
    2. Mise en page avancée : tableaux et graphiques
    3. Saisie et mise en forme de documents complexes : rapports et procès-verbaux
    4. Raccourcis clavier et automatismes pour une productivité maximale

    Modalités d’évaluation

    Volume horaire (maquette) : 20 h de cours magistral (CM), 10 h de travaux dirigés (TD), 0 h de travaux pratiques (TP) et 30 h de travail personnel de l’étudiant (TPE), pour 3 crédits. Évaluation : contrôle continu (tests chronométrés réguliers, dossiers de mise en page remis) pour 40 % et examen terminal pratique sur poste (test de vitesse de 10 minutes et production d’un document complexe dans un temps limité) pour 60 %.

    Bibliographie

    • Imprimerie nationale, Lexique des règles typographiques en usage à l’Imprimerie nationale, Paris, Imprimerie nationale, dernière édition.
    • Ramat, A., Le Ramat de la typographie, Montréal, édition la plus récente.
    • Microsoft, documentation en ligne de Word et d’Excel (support.microsoft.com), rubriques « Raccourcis clavier », « Tableaux », « Table des matières ».
    • Microsoft, référentiel de l’examen Microsoft Office Specialist (MOS) Word Associate, rubriques « Tableaux », « Références », « Gestion des documents ».