Restauration : négociation, coordination, organisation des séminaires et banquets

Les séminaires, conférences, mariages, galas et banquets représentent une part croissante du chiffre d’affaires des hôtels et traiteurs de Niamey : réunions d’organisations internationales, ateliers d’ONG, cérémonies officielles, mariages de 300 à 1 000 invités, dîners de gala d’entreprises. Ce cours forme le futur responsable banquets et séminaires (« banqueting manager ») à négocier un contrat rentable, planifier la logistique, coordonner la brigade et les prestataires et gérer les imprévus propres au contexte sahélien : chaleur, coupures d’électricité, vents de sable, chaîne du froid.

Objectifs d’apprentissage

• Conduire une négociation commerciale raisonnée et établir un devis chiffré conforme.
• Calculer un prix plancher, une marge et l’effet d’une remise ou d’une contrepartie.
• Planifier la logistique d’un événement : capacité des salles, plan, quantités, rétroplanning, fiche de fonction.
• Dimensionner et coordonner les équipes internes et les prestataires.
• Anticiper et traiter les imprévus grâce à une matrice des risques et à des plans de secours.

Prérequis

Expérience en service en salle ou en organisation événementielle ; bases de technologie de restaurant, de coût matière et d’hygiène HACCP.

Plan du cours

1. Leçon 1 — Principes de négociation et devis événementiel
2. Leçon 2 — Planification logistique des séminaires et banquets
3. Leçon 3 — Coordination des équipes et des prestataires
4. Leçon 4 — Gestion des imprévus et bilan de l’événement

Modalités d’évaluation

Volume horaire : 10 h de CM, 10 h de TD, 10 h de TP (jeux de rôle de négociation, mise en place de salle, service de banquet, simulation de crise), 30 h de TPE ; 3 crédits. Évaluation : contrôle continu (devis, dossier logistique, grilles de TP) et examen terminal (étude de cas complète d’un événement).

Bibliographie

• Allen J., Event Planning: The Ultimate Guide, Wiley, 2e éd., 2009.
• Fisher R., Ury W., Patton B., Comment réussir une négociation (Getting to Yes), Seuil, rééd.
• Shock P. J., Stefanelli J. M., On-Premise Catering, Wiley, 2011.
• Getz D., Event Studies, Routledge, 3e éd., 2016.
• Codex Alimentarius, Principes généraux d’hygiène alimentaire (CXC 1-1969, révision 2020).