École Privée d’Ingénierie du Niger — L’école du nouveau monde

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Unité d’enseignement : SD · S4 · UE3 — Organisation et Méthode

  • Tâches Administratives 3

    Tâches administratives 3 est le dernier module de la série consacrée aux techniques de secrétariat. Après l’organisation du poste de travail, du courrier, de l’agenda et des réunions (TAD 1 et 2), il prépare l’assistant(e) de direction à piloter des dossiers complexes : conduire un projet administratif (déménagement d’un service, mise en place d’un système d’archivage, lancement d’une procédure), organiser une conférence ou un séminaire de grande envergure à Niamey, utiliser les logiciels de gestion de projets et optimiser les processus administratifs. Le cours est très pratique : 20 heures de TP guidés sur poste informatique permettent de produire des livrables réels (organigramme des tâches, diagramme de Gantt, rétroplanning, budget, procédure).

    Objectifs d’apprentissage

    • Cadrer, planifier et suivre un projet administratif (WBS, RACI, PERT, Gantt, tableau de bord) ;
    • Organiser un événement professionnel de grande envergure : rétroplanning, budget, logistique, protocole, bilan ;
    • Utiliser un logiciel de gestion de projets (GanttProject, MS Project) et un outil collaboratif de type Kanban ;
    • Appliquer des techniques d’optimisation (Eisenhower, Pareto, Lean, 5S, PDCA) aux tâches administratives ;
    • Rédiger des livrables professionnels à destination de la direction.

    Prérequis

    Tâches administratives 2 (organisation de réunions, gestion de l’agenda, classement) ; maîtrise de base de Word et d’Excel.

    Plan du cours

    1. Gestion de projets administratifs
    2. Organisation de conférences et d’événements professionnels
    3. Utilisation de logiciels de gestion de projets
    4. Techniques d’optimisation des tâches administratives complexes

    Modalités d’évaluation

    Volume horaire (maquette) : 5 h de CM, 5 h de TD, 20 h de TP, 30 h de TPE ; 3 crédits. Évaluation : contrôle continu (livrables des TP guidés évalués par grille, quiz en ligne) et examen terminal (étude de cas : planification et organisation d’un événement). Les TP sont réalisés sur poste informatique ; les fichiers sont remis sur la plateforme.

    Bibliographie

    • Project Management Institute, Guide du corpus des connaissances en management de projet (Guide PMBOK), PMI (édition en français).
    • Garel G., Le management de projet, Paris, La Découverte, coll. « Repères ».
    • Allen D., S’organiser pour réussir (Getting Things Done), Paris, Leduc.s.
    • Covey S. R., Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent, Paris, J’ai lu.

  • Organisation et Méthodes Administratives 2

    Ce cours prolonge Organisation et Méthodes Administratives 1. Il s’adresse aux futurs assistants et secrétaires de direction appelés à organiser un service, rationaliser ses procédures et piloter ses flux documentaires dans une entreprise, une administration, une ONG ou une organisation internationale à Niamey. Il privilégie la pratique : 20 heures de TP sont consacrées à la modélisation de processus, à la conception d’un plan de classement et d’un tableau de gestion des archives, au dimensionnement d’un service et à la construction d’un tableau de bord du courrier.

    Objectifs d’apprentissage

    • Analyser et modéliser un processus administratif (cartographie, logigramme, QQOQCP) et proposer des améliorations mesurées.
    • Concevoir un système de gestion documentaire et d’archivage (plan de classement, règles de nommage, tableau de gestion, GED).
    • Évaluer la charge de travail d’un service et dimensionner ses ressources humaines et matérielles.
    • Organiser les flux d’information (circuits, matrice de diffusion, outils collaboratifs) et les piloter par des indicateurs.
    • Produire des livrables professionnels sur tableur et traitement de texte.

    Prérequis

    Organisation et Méthodes Administratives 1 (structures, postes de travail, courrier, classement de base) ; bureautique (Word, Excel) ; techniques de secrétariat.

    Plan du cours

    1. Leçon 1 — Organisation avancée des processus administratifs
    2. Leçon 2 — Gestion documentaire et archivage avancés
    3. Leçon 3 — Optimisation des ressources humaines et matérielles du service
    4. Leçon 4 — Méthodes de gestion des flux d’information

    Modalités d’évaluation

    Volume horaire (maquette) : 5 h de CM, 5 h de TD, 20 h de TP et 30 h de TPE ; 3 crédits. Évaluation : contrôle continu fondé principalement sur les livrables de TP (logigramme, plan de classement, tableau de charge, tableau de bord) et le quiz en ligne (environ 50 %), et examen terminal sous forme d’étude de cas d’organisation d’un service (environ 50 %).

    Bibliographie

    • Mintzberg H., Structure et dynamique des organisations, Éditions d’Organisation.
    • Direction des Archives de France / Association des archivistes français, Abrégé d’archivistique, AAF.
    • Norme ISO 15489-1:2016, Information et documentation — Gestion des documents d’activité.
    • Harrington H. J., Le management des processus (trad.), Afnor ; et normes ISO 9001:2015 (approche processus).
    • Pellerin A., Delarue F., Assistant(e) de direction : manuel pratique, Foucher (ou manuel équivalent de BTS Assistant de manager / Support à l’action managériale).