Unité d’enseignement : SD · S3 · UE3 — Outils Informatiques et Administratifs

Ce cours prolonge Tâches Administratives 1 et prépare l’assistant(e) de direction aux missions les plus exigeantes du poste : gérer l’agenda chargé d’un directeur et les plannings d’une équipe, organiser un séminaire ou une conférence de A à Z, améliorer les circuits administratifs d’un service et assurer le suivi rigoureux des dossiers jusqu’à leur archivage. Les situations proposées sont celles des organisations de Niamey et des régions : ministères et directions régionales, mairies, ONG et projets de développement, entreprises privées, représentations d’organisations internationales.

La matière comporte 20 heures de travaux pratiques : chaque leçon intègre donc un TP guidé sur poste informatique (Outlook ou agenda partagé, Excel, Word) ou sur dossiers papier, avec une procédure pas à pas, une grille de contrôle et un corrigé.

Objectifs d’apprentissage

• Gérer un agenda complexe et partagé : priorités, délégation d’accès, conflits, fuseaux horaires, plannings d’équipe.
• Organiser un séminaire, une conférence ou une réunion : rétroplanning, budget en FCFA, logistique, protocole, bilan.
• Analyser un processus administratif (logigramme, indicateurs) et proposer des améliorations (simplification, dématérialisation, modèles, 5S).
• Assurer le suivi des dossiers par un tableau de bord et des relances.
• Appliquer les règles d’archivage : cycle de vie, plan de classement, tableau de gestion, bordereau de versement, élimination.

Prérequis

Tâches Administratives 1 (accueil, courrier, classement de base, téléphone), Informatique 1 (Word, Excel, messagerie).

Plan du cours

1. Leçon 1 — Gestion avancée des agendas et des plannings
2. Leçon 2 — Organisation de séminaires, conférences et réunions professionnelles
3. Leçon 3 — Outils d’optimisation des processus administratifs
4. Leçon 4 — Suivi des dossiers et archivage

Modalités d’évaluation

Volume horaire (maquette) : 10 h de CM, 10 h de TD, 20 h de TP et 40 h de TPE ; 4 crédits. Évaluation : contrôle continu (comptes rendus de TP, livrables notés à l’aide des grilles de contrôle, quiz) et examen terminal (épreuve écrite et/ou pratique sur poste).

Bibliographie

• Delattre, M. (2019). Les tâches administratives au quotidien. Paris : Vuibert (référence de la description officielle).
• Covey, S. R. Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent. Paris : First (gestion des priorités).
• Association des archivistes français. Abrégé d’archivistique : principes et pratiques du métier d’archiviste. Paris : AAF.
• Norme ISO 15489-1 : Information et documentation — Gestion des documents d’activité.
• Acte uniforme OHADA relatif au droit comptable et à l’information financière (2017) : durées de conservation des documents comptables.

Le cours d’Informatique 2 fait passer l’étudiant de l’usage courant des logiciels bureautiques à leur utilisation professionnelle avancée. L’assistant de direction d’une entreprise, d’une ONG ou d’une administration à Niamey produit chaque jour des documents longs (rapports, procédures, dossiers d’appel d’offres), des tableaux de suivi (courrier, missions, budget, inscriptions), gère des fichiers de contacts et participe à la planification de projets et d’événements. Ce cours lui apprend à automatiser ces tâches, à fiabiliser les données et à gagner du temps. Il est à dominante pratique : sur 30 heures encadrées, 20 heures sont consacrées à des TP guidés sur poste de travail. Les manipulations sont décrites pour Microsoft 365 / Office 2019 et versions ultérieures en français ; les équivalents libres (LibreOffice, ProjectLibre) sont signalés lorsque c’est utile.

Objectifs d’apprentissage

• Utiliser les fonctions avancées d’Excel (fonctions conditionnelles et de recherche, tableaux croisés dynamiques, validation, mise en forme conditionnelle).
• Produire des documents longs et des publipostages professionnels avec Word.
• Concevoir une petite base de données relationnelle et l’interroger (Access, SQL).
• Planifier un projet avec MS Project : tâches, liens, diagramme de Gantt, chemin critique, ressources.
• Automatiser des tâches répétitives par des macros et des procédures VBA simples.

Prérequis

Informatique 1 : environnement Windows, gestion des fichiers, bases de Word et d’Excel (saisie, mise en forme, formules simples).

Plan du cours

1. Leçon 1 — Fonctions avancées de Microsoft Excel et Word
2. Leçon 2 — Introduction aux bases de données relationnelles
3. Leçon 3 — Gestion de projet assistée par ordinateur avec MS Project
4. Leçon 4 — Notions de programmation simple : macros et VBA

Modalités d’évaluation

Volume horaire : 10 h de CM, 0 h de TD, 20 h de TP et 30 h de TPE ; 3 crédits. Évaluation : contrôle continu (livrables des TP guidés, quiz en ligne) et examen terminal pratique sur machine. Le quiz final sert d’auto-évaluation.

Bibliographie

• Microsoft, Support Microsoft 365 — Excel, Word, Access, Project (documentation en ligne, support.microsoft.com).
• Collectif ENI, Excel — Macros et programmation en VBA, Éditions ENI, coll. Ressources informatiques.
• Collectif ENI, Access — Conception et utilisation d’une base de données, Éditions ENI.
• Lambert, J. (2020). Techniques avancées en bureautique. Paris : Pearson (référence de la fiche matière).